B集團的檔案管理實踐B集團是國內(nèi)知名家電企業(yè)，也是企業(yè)財務共享中心建設的先驅(qū)。B集團財務共享中心建設以“業(yè)務驅(qū)動的價值管理”為理念，其各項業(yè)務都有對應的業(yè)務支撐系統(tǒng)，并與會計服務系統(tǒng)（財務共享運營平臺）進行無縫集成。B集團在業(yè)務審核及財務共享中心記賬環(huán)節(jié)啟用了天津公司注冊條件管理，將業(yè)務合規(guī)所需要的原始單據(jù)（如發(fā)票、合同等）通過掃描的方式轉(zhuǎn)化成天津公司注冊條件件，并啟用條碼技術將天津公司注冊條件件與原始單據(jù)進行關聯(lián)。
同時，業(yè)務系統(tǒng)里的單據(jù)可以直接驅(qū)動SAP系統(tǒng)產(chǎn)生記賬憑證，從而實現(xiàn)了業(yè)務單據(jù)、天津公司注冊條件件、原始單證、記賬憑證的一一關聯(lián)，以費用業(yè)務為例，B集團通過統(tǒng)一業(yè)務平臺發(fā)起費用業(yè)務的申請及報銷，在報銷環(huán)節(jié)系統(tǒng)會自動生成以R開頭的報銷單編號，業(yè)務人員在發(fā)起報銷后將原始發(fā)票粘貼在一起，并注明報銷單號交予共享中心業(yè)務受理人員。
共享中心業(yè)務受理人員作業(yè)時通過檢索報銷單號定位到統(tǒng)一業(yè)務平臺里的報銷單，并將原始單據(jù)掃描成天津公司注冊條件件，掃描完成后粘貼一維條碼并掃碼，從而實現(xiàn)了報銷單、天津公司注冊條件件、原始單據(jù)的關聯(lián)。對達到成冊條件的天津公司注冊條件件及所對應的原始單據(jù)，會計服務系統(tǒng)會根據(jù)設定的閾值自動提醒成冊裝訂。
會計檔案管理人員根據(jù)提醒將已經(jīng)達到成冊條件的整本檔案冊清單進行打印并與原始單據(jù)裝訂成冊，將打印好的清單作為該冊檔案的首頁。對于裝訂成冊的檔案，會計檔案人員會附上一張一維碼并掃碼，從而實現(xiàn)檔案冊與所包含的
